Inscrivez-vous aux rencontres de l'IDNEUF4

Guide d'inscription

Télécharger le guide d'inscription et d'organisation du séjour

1er Forum du numérique (18 et 19 juin 2019)
2ème Conférence de financement du numérique (20 juin 2019)
Session plénière de la 4ème Conférence des ministres francophones de l’enseignement supérieur (21 juin 2019)

1. Frais d’inscription

Participants

  • Représentants des établissements d’enseignement supérieur et de recherche membres AUF :

Sud : 200 euros avant le 1er juin 2019, 250 euros après cette date

Nord : 400 euros avant le 1er juin 2019, 500 euros après cette date

  • Représentants des établissements d’enseignement supérieur et de recherche non-membres AUF et autres participants :

Sud : 400 euros avant le 1er juin 2019, 500 euros après cette date

Nord : 800 euros avant le 1er juin 2019, 900 euros après cette date

Les frais d’inscription couvrent :

  • Deux déjeuners (18, 19, 20 et 21 juin) ;
  • Diners/cocktails (18, 19 et 20 juin) ;
  • Pause-café (18, 19, 20 et 21 juin).

Exposants

Des espaces pour la location d’un stand sont proposés pour les 4 jours des Rencontres. Le tarif de location est de 1 500 euros. Ce montant comprend deux inscriptions pour les 4 journées et la location d’un espace de 3×3 m avec mise à disposition de matériel (une table haute, une table basse, deux chaises et éléments de décoration), un accès wifi et des prises électriques. Des écrans géants peuvent être mis à disposition sous condition financière. 

Les stands seront localisés les 18 et 19 juin à l’Université de Sciences Agronomiques et de Médecine Vétérinaire, puis transférés les 20 et 21 juin dans le Palais du Parlement. Le transfert sera réalisé par une entreprise locale sans frais.

Pour toute question, merci de contacter le comité d’organisation d’IDNEUF 4 <idneuf4-bucarest2019@auf.org>

Veuillez noter que l’AUF ne prend pas en charge les frais (hôtels, billets d’avion, visa…).

2. Modalités de paiement

Trois modalités de paiement sont prévues :

Le paiement se fera avant le 1er juin 2019 et après la réception de la facture avec les coordonnées bancaires et le montant à payer.

3. Facilitations

L’AUF facilitera l’accueil des participants à l’aéroport par l’installation d’un HelpDesk et une permanence 24/24 qui guidera les participants dans l’organisation des transports (bus ou taxi).

L’AUF proposera une liste d’hôtels à des tarifs négociés. Le nombre de chambres étant limité, une réservation le plus tôt possible est indiquée. Date limite des réservations négociées  : 15 mai 2019

4. Politique d’annulation

En cas de désistement, 50% des frais d’inscription seront remboursés sur présentation d’une demande écrite de la part de l’établissement d’origine 30 jours avant la date de début du Forum du numérique (18 juin 2019).

En cas de non obtention du visa d’entrée et de séjour, 75% des frais d’inscription seront remboursés sur présentation d’une demande écrite, accompagnée du justificatif de l’Ambassade de Roumanie, 10 jours avant la date de début du Forum du numérique (18 juin 2019).

5. Formulaire d’inscription

Afin de faciliter la gestion des événements et l’organisation pratique des rencontres, tous les participants ainsi que leurs accompagnants doivent s’inscrire.

Comment effectuer mon inscription ?

Vous devez utiliser le lien spécifique qui a été communiqué à la direction de votre établissement afin de bénéficier de frais d’inscription réduits. Si vous ne disposez pas de ce lien, veuillez nous contacter.

Ce lien vous amènera sur un formulaire dans lequel vous devez renseigner vos informations personnelles et, optionnellement, les éléments concernant votre participation et arrivée. 

A la suite du remplissage de ce formulaire, vous recevrez un email vous indiquant comment créer une authentification afin d’accéder à votre dossier d’inscription où vous seront présentés les modalités de paiement et la possibilité de modifier certaines informations concernant votre participation et venue.

Vous avez deux possibilités :

1. Créer un compte pour vous authentifier puis remplissez le formulaire d’inscription.

Vous créez votre compte d’authentification directement, en vous rendant sur la plateforme de gestion des inscriptions. Voici les étapes à suivre :

  • Cliquer sur le bouton « Me Connecter / Log in« , une nouvelle page apparait.
  • En bas, cliquez sur le lien « Inscrivez vous maintenant » afin de créer un compte d’authentification.
  • Renseignez votre email, validez le code qui vous sera envoyé à cet email.

A la suite de la création de l’authentification vous serez redirigés vers le formulaire d’inscription à l’évènement où vous devrez renseigner le même email !

2. Remplir le formulaire d’inscription puis créer votre authentification pour accéder à votre dossier d’inscription.

  • Vous remplissez le formulaire d’inscription.
  • Vous recevrez un email de confirmation vous indiquant la procédure de création d’un compte d’authentification (similaire aux 3 étapes énumérées au point 1. ci-dessus). Ceci vous permettra de consulter et modifier votre dossier d’inscription, visualiser les modalités de paiement, éventuellement payer en ligne.

Vous devez suivre les même étapes qu’une personne affiliée à un établissement non membre de l’AUF. La seule différence est que vous devez spécifier « Délégation ministérielle » dans le type de votre institution.

Oui, vous pouvez effectuer l’inscription de plusieurs personnes en remplissant un formulaire d’inscription pour chaque participant.

La seule contrainte est que chaque participant doit être inscrit avec un email différent. Ceci permet l’accès au dossier d’inscription en s’authentifiant avec l’email respectif

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